Dirección de Registro Académico

La Dirección de Registro Académico, es un departamento que forma parte de la Vicerrectoría de Desarrollo Institucional y que coadyuva con diferentes áreas administrativas de la Universidad, con el propósito común de brindar un servicio y atención de calidad a la población estudiantil y de egresados, así como al personal administrativo y docente.

Encargados de generar, administrar, clasificar, ordenar, conservar y facilitar los diferentes documentos y procedimientos que se relacionan de manera directa con los estudiantes, exalumnos y egresados. De igual manera, mantiene una estrecha relación con las entidades que velan por el funcionamiento adecuado de la Universidad, tales como el CONESUP y el CSE, entre otros.

Calendario académico Anual 2022

Servicios que presta

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Emisión de constancias y certificaciones académicas

El departamento de Registro, expide documentos oficiales relacionados con la información académica de los estudiantes, exalumnos y egresados y se remiten al correo institucional. No se procesan solicitudes realizadas a nombre de algún tercero, ya sea persona, empresa o entidad pública o privada, a excepción de solicitudes legales que así lo demanden o por autorización escrita del estudiante.

La generación de los documentos, se brindan vía digital, con las respectivas firmas electrónicas, así como el entero fiscal de timbres, para las certificaciones que así lo requieran.

Posterior a la cancelación del documento junto a la solicitud oficial, el trámite tiene una duración de entrega de tres días hábiles para estudiantes regulares y de ocho días hábiles para estudiantes inactivos, exalumnos o egresados.

La solicitud del procedimiento debe realizarse a través de un tiquete en el Centro de Asistencia, dirigido al área de Registro.

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Trámite de solicitudes internas de carrera (cambio de carrera o de versión, matrícula de carrera paralela)

Todo estudiante y/o egresado, puede realizar trámites internos de carreras, sin generar un costo adicional por dicho proceso.

Toda solicitud interna de cambio de carrera, cambio de versión de carrera y matrícula de carrera paralela, deberá realizarse a partir de semana 12 de cada cuatrimestre, con la finalidad de que, al inicio del siguiente cuatrimestre, el proceso esté completo y pueda matricular sin ningún inconveniente.

La información completa del trámite puede verla a través de:

Base de conocimientos
Formulario trámite interno carreras

Trámite de Retiros

El Retiro es un trámite voluntario y personal, que gestiona el estudiante que haya realizado matrícula, pero que, por una razón u otra, no puede continuar con el(los) curso(s) matriculado(s).

La solicitud de retiro, para cursos pertenecientes a carreras cuatrimestrales, debe realizarse entre semana 1 y 2 de cada cuatrimestre, de acuerdo al calendario académico, para que tenga un porcentaje de reconocimiento financiero.

Para estudiantes matriculados en Cursos de actualización, Programas Profesionales, Microcursos y Técnicos por microcursos, el retiro debe realizarse al menos una semana antes del inicio oficial del curso para que posea un reconocimiento financiero. El detalle puede verlo en la Base de conocimientos.

Base de conocimientos

La solicitud de retiro se realiza mediante un formulario en línea, que puede acceder por los siguientes botones:

Formulario retiro cuatrimestral

Formulario retiro cursos y programas

Recepción documentos para estudio de Convalidación

Todo estudiante de primer ingreso o regular que desee realizar proceso de convalidación, para reconocimiento de cursos realizados en otra universidad o parauniversitaria, deberá entregar al departamento de Registro, vía digital, la certificación de notas de la universidad o parauniversitaria de procedencia, así como los programas de curso. La documentación debe contar con las firmas, entero fiscal de timbres y sellos respectivos.

El departamento de Registro, junto a los Directores de Escuela, son los encargados de la revisión y notificación del estudio, que se realiza entre semana 4 y 9 de cada cuatrimestre.

La Universidad Cenfotec no cobra por la realización de estudio de convalidación.

Cualquier consulta sobre el procedimiento y entrega de documentación, debe realizarse a través de un tiquete en el Centro de Asistencia, dirigido al área de Registro.

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Actualización de documentos y datos estudiantiles

Para una adecuada comunicación con el estudiante y egresado, es importante contar con la información de datos personales actualizados (fotografía reciente, número telefónico, correo personal, dirección física, otros datos que sean relevantes para una correcta atención), motivo por el cual, los estudiantes y egresados deberán informar al departamento de Registro, cualquier modificación en los datos que fueron registrados al ingreso de la Universidad.

De igual manera, todo documento que requiera actualizarse o resguardarse en el expediente digital del estudiante, tales como cédula, títulos obtenidos, certificaciones y constancias, entre otros.

La información y/o documentación debe ser remitida a través de un tiquete en el Centro de Asistencia, dirigido al área de Registro.

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Envío de insignias, certificados y títulos académicos digitales

El departamento de Registro, es el encargado de remitir a cada estudiante, vía correo electrónico, las insignias (badge), certificados y títulos académicos digitales, de acuerdo a cada programa o curso que así lo tenga estipulado.

Para consultas sobre el envío, debe realizarlo a través de un tiquete en el Centro de Asistencia, dirigido al área de Registro.

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Calendarización de defensa de tesis y recepción de tesis digital

Para los estudiantes de posgrados, el departamento de Registro funge como mediador para el envío del procedimiento para solicitud de defensa de tesis, calendarización formal de la defensa y recepción final de la tesis digital aprobada por el Tribunal Examinador.

Para la solicitud formal del procedimiento, la recepción de datos para agendar la defensa, así como la entrega digital de tesis, deberá realizarse a través de un tiquete en el Centro de Asistencia, dirigido al área de Registro.

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Revisión de Vida Académica, inconsistencia de carreras y de matrícula

En los casos en que el estudiante presenta algún tipo de inconveniente, a través del Autoservicio, tales como:

  • No visualiza su Oferta/Vida Académica
  • La carrera o cursos asociados no son los correctos
  • Las notas finales presentan inconsistencias o no se reflejan
  • Requiere cambiar un curso matriculado por otro o bien por el mismo, pero en otro horario

Deberá solicitar la revisión del tema en específico, a través de un tiquete en el Centro de Asistencia, dirigido al área de Registro

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Trámite de solicitud de estudio de graduación

La universidad genera una ceremonia de graduación, una vez al año (en el mes de diciembre), por lo que los trámites de solicitud de estudio de grado inician en mayo y finalizan en agosto de cada año.

Para poder ingresar al estudio, el estudiante debe haber completado, de manera satisfactoria, todo el plan académico de la carrera y sus requisitos de grado, que varía de acuerdo al plan y que puede ser: Práctica Supervisada; TCU; Defensa y aprobación de Tesis. Además, para poder graduarse en diciembre, el estudiante deberá haber finalizado su carrera en el segundo cuatrimestre de cada año.

Para los casos en que no pueden ingresar en el proceso oficial de graduación para diciembre, se les brinda dos opciones adicionales:

  • Solicitar una Certificación de Egresado, donde indica que concluyó con su plan académico de grado y que está únicamente a la espera de la entrega oficial del diploma. Se debe pagar el arancel correspondiente del documento.
  • Solicitar una graduación extemporánea. Este trámite incluye un monto adicional, además del arancel del derecho de grado, debido a que es una gestión fuera del tiempo ya establecido, que implica costos de documentación legal adicional y solicitudes de inspección.

Para la solicitud formal del estudio, envío de formulario, detalles específicos, deberá realizarse a través de un tiquete en el Centro de Asistencia, dirigido al área de Registro.

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